ค ม อระบบบร หารจ ดการเอกสาร สาหร บผ ใช งาน

Transcription

1 ค ม อระบบบร หารจ ดการเอกสาร สาหร บผ ใช งาน

2 สารบ ญ ระบบบร หารจ ดการเอกสาร 2 1.ความหมายของระบบ 2 2.เข าส ระบบงาน 2 3.ข นตอนการเข าใช ระบบ 4 4.ส ทธ ในการใช งาน 7 5.การบร หารจ ดการเอกสาร 7 - การสร างแฟ มเอกสาร 7 - การแก ไขแฟ มเอกสาร 9 - การลบแฟ มเอกสาร 9 - การสร างเอกสารใหม 10 6.การเร ยกด ข อม ล 12 หน า 1

3 1.ความหมายของระบบ ระบบบร หารจ ดการเอกสาร จ ดเก บเอกสารในระบบเป นหมวดหม แบบล าด บช น ในร ปแบบไฟล อ เล กทรอน กส หร อระบ ท อย ของแหล ง จ ดเก บข อม ล และเช อมโยงระบบการส บค นข อม ล สาหร บการค นหาเอกสารในระบบได 2.เข าส ระบบงาน ด งน ระบบน เป นระบบท ใช งานผ าน Browser ด งน นผ ใช สามารถเข าส ระบบได โดยการเข าโปรแกรม Browser Internet Explorer Chrome Mozilla Firefox สาหร บผ ใช Internet Explorer ควรเป น Version 8.00 ข นไป เม อเป ด Browser แล ว พ มพ URL Address เพ อเข าหน า แนะน าประชาส มพ นธ (Splash page) ศ นย ข อม ลแรงงานแห งชาต ร ปท 1 แนะนาประชาส มพ นธ (Splash page) ศ นย ข อม ลแรงงานแห งชาต หน า 2

4 จากร ปท 1 คล กท ป ม เข าส เว บไซด >> จะแสดงหน าจอหล กแสดงข อม ลท น าสนใจและระบบงานท งหมด ของศ นย ข อม ลแรงงานแห งชาต กระทรวงแรงงาน ร ปท 2 หน าหล กศ นย ข อม ลแรงงานแห งชาต หน า 3

5 3.ข นตอนการเข าใช ระบบ 1. คล กท ระบบ Intranet/Social Network ของโครงการ เพ อเข าส ระบบงานภายในท ใช เฉพาะเจ าหน าท ภายในศ นย ข อม ลแรงงาน แห งชาต เท าน น 2. ใส รห สเข าใช งานและรห สผ านต อจากน น คล กท ป ม OK เม อเข าส หน าจอ ระบบงาน ท งหมดท ได ร บอน ญาตให ใช งาน 3. เม อใส รห สเข าใช งานและรห สผ านแล วจะแสดงข อม ลท วไของศ นย ข อม ลแรงงานแห งชาต กระทรวงแรงงาน หร อ ระบบ Intranet/Social Networks จากน นคล กท หมายเลข 1 ระบบสารสนเทศ เพ อเข าถ ง ระบบ บร หารการประช ม ร ปท 3 หน าจอหล กระบบIntranet/Social Networks เม อคล กท เมน ระบบสารสนเทศ จะแสดงระบบสารสนเทศท งหมดของศ นย ข อม ลแรงงานแห งชาต หน า 4

6 ร ปท 4 หน าจอหล กระบบสารสนเทศแบ งแยกตามการใช งาน จากร ปท 4 แสดงระบบงานท งหมด การเข าส ระบบงานทาได โดยคล กไปท ภาพของแต ละระบบงาน หากผ ใช ได ร บส ทธ การใช งานจะสามารถคล กเข าไปในระบบงานน นได ผ ใช คล กท หมายเลข 1 เพ อเข าส ระบบบร หาร จ ดการเอกสาร หน า 5

7 ร ปท 5 ระบบบร หารจ ดการเอกสาร หน าจอระบบบร หารจ ดการเอกสารประกอบด วย 2 ส วน ค อ หมายเลข 1 เมน ในการเข าส ระบบสารสนเทศพ นฐาน ประกอบด วยระบบต างๆ ด งน 1) ระบบ Intranet/Social Network 2) ระบบบร หารจ ดการเอกสาร 3) ระบบบร หารจ ดการฐานความร (Knowledge Based Management) 4) ระบบบร หารการประช ม (Meeting Management System) 5) ระบบบร หารจ ดการ การดาเน นงานสาหร บเจ าหน าท ประจาศ นย หมายเลข 2 การจ ดแบ งต เอกสาร (Cabinet) ของระบบจ ดเก บเอกสารท เจ าหน าท สร างข น เพ อใช สาหร บจ ดเก บข อม ลและไฟล เอกสารอ เล กทรอน กส ประกอบด วย 1) เอกสารหน วยงานต างๆ 2) ความค บหน าโครงการ 3) ผลการดาเน นงาน 4) ข าว ประกาศ คาส ง 5) เอกสารระบบ KM 6) จดหมาย หน งส อเว ยน 7) ค ม อ แบบฟอร ม 8) เอกสารการประช ม หน า 6

8 4.ส ทธ ในการใช งาน กาหนดส ทธ ในการเข าใช ระบบบร หารจ ดการเอกสารไว ด งน 1) บร หารจ ดการเอกสาร 2) เร ยกด และค นหา ร ปท 6 แสดงการจ ดเก บเอกสารของหน วยงานจาแนกตามหน วยงาน หมายเลข 1 หน าหล ก เม อคล กท หน าหล ก จะกล บไปท หน าจอ ร ปท 4 ระบบบร หารจ ดการเอกสาร หมายเลข 2 เอกสารของหน วยงานต างๆ ท จ ดเก บเอกสาร หมายเลข 3 การเพ มช อหน วยงานท ต องการจ ดเก บเอกสารของหน วยงานตนเอง หร อ การ สร างแฟ มเอกสารหล ก ระบบจะแสดง + Add document เฉพาะผ ท ได ร บ ส ทธ บร หารจ ดการเอกสาร 5.การบร หารจ ดการเอกสาร การบร หารจ ดกาเอกสาร หมายถ ง ผ ใช ท ได ร บส ทธ สามารถทาการสร างแฟ มเอกสาร (Folder) ใหม สร างแฟ มเอกสารย อยและเอกสารภายในแฟ มพร อมท งแนบไฟล เอกสาร ม ฟ งก ช นการท างาน ด งน การสร างแฟ มเอกสาร ร ปท 7 เมน แสดงรายช อแฟ มเอกสาร หน า 7

9 ร ปท 8 ฟ งก ช นการสร างแฟ มข อม ลใหม จากร ปท 7 แสดงรายช อแฟ มเอกสาร คล กท หมายเลข 1 Documents จะแสดงหน าจอร ปท 8 ฟ งก ช นการ สร างแฟ มข อม ลใหม ต อจากน น คล กท หมายเลข 2 New Folder จะแสดงหน าจอตามร ปท 9 ร ปท 9 สร างแฟ มเอกสารใหม (New Folder) จากร ปท 9 ใส ช อแฟ มเอกสารท ต องการสร างใหม ต อจากน น คล กป ม Save เพ อบ นท กข อม ลเข าระบบ ต อจากน นระบบจะกล บมาหน าจอแสดงรายช อหน วยงาน ปรากฏช อแฟ มข อม ลใหม แสดงข นด านบนส ดของ รายการ ด งร ปท 10 ร ปท 10 แสดงรายการแฟ มข อม ลท สร างข นใหม หน า 8

10 การแก ไขแฟ มเอกสาร คล ก Documents ท เมน ด านบน เล อกรายการข อม ลท ต องการแก ไข โดยการคล ก ต อจากน น คล กท เมน ด านบน (ตาแหน งท ล กศรช ) Edit Properties ร ปท 11 ฟ งก ช นการแก ไขช อแฟ มข อม ล ร ปท 12 หน าจอการแก ไขช อแฟ มข อม ล เม อคล ก Edit Properties จะแสดงหน าจอการแก ไขช อแฟ มข อม ล เม อทาการแก ไขเสร จแล ว คล กป ม Save เพ อบ นท กข อม ลท แก ไขเร ยบร อยแล ว การลบแฟ มเอกสาร คล ก Documents ท เมน ด านบน เล อกรายการข อม ลท ต องการแก ไข โดยการคล ก ต อจากน น คล ก ท เมน ด านบน (ต าแหน งท ล กศรช ) Delete Document หน า 9

11 ร ปท 13 ฟ งก ช นการลบแฟ มข อม ล เม อคล ก Delete Document จะม POPUP หน าต างใหม ข นมาถามเพ อย นย นการลบข อม ล กรณ ต องการลบคล กป ม OK การสร างเอกสารใหม จากร ปท 6 คล ก + Add document เพ อเตร ยม Upload ไฟล ข นเคร องแม ข าย ตาแหน งในการแนบ ไฟล ประเภทต างๆ อย ท ตาแหน งหมายเลข 2 เล อกไฟล ท ต องการนาเข าระบบจ ดเก บเอกสาร จากน น คล กป ม Ok ร ปท 14 การ Upload Document สร างแฟ มเอกสารใหม จากร ปท 14 อธ บายการทางานได ด งน หมายเลข 1 Choose File เพ อเล อกไฟล ข อม ลท ต องการจ ดเก บเอกสาร Overwrites existing Files กรณ ท Upload ช อไฟล ท เคยนาข นไปแล ว ให ระบบท าการแทนท ไฟล เด มได เลย กรณ ท Upload ช อไฟล ท เคยนาข นไปแล ว ไม ต องแทนท ไฟล เด ม หน า 10

12 ให ระบบจ ดการไฟล ให หมายเลข 2 แฟ มข อม ล (Folder) แฟ มข อม ลท กาล งจะสร างไฟล จ ดเก บเอกสาร กรณ ท ต องการเปล ยน แฟ มข อม ลทาได โดยการ คล กป ม Choose Folder ท หน าจอจะแสดงรายการแฟ มเอกสารท งหมด ของต เอกสารของ หน วยงานต างๆ จากน น เล อกแฟ มท ต องการแล ว คล กป ม Ok เม อผ ใช ทาการ Upload File ท ต องการจ ดเก บแล ว จะต องดาเน นการใส ข อม ลรายละเอ ยดของเอกสารท จ ดเก บ ม หน าจอ ด งน ร ปท 15 รายละเอ ยดเอกสารท จ ดเก บ จากร ปท 15 แสดงการใส ข อม ลรายละเอ ยดเอกสารท จ ดเก บ อธ บายได ด งน หมายเลข 1 แสดงผลการ Upload File หมายเลข 2 ช อไฟล ท ทาการ Upload File หมายเลข 3 รายละเอ ยดเก ยวก บไฟล เอกสารท ทาการจ ดเก บ หน า 11

13 หมายเลข 4 ว นท สร างเก บเอกสาร ผ สร างเอกสาร หมายเลข 5 ว นท ทาการแก ไขปร บปร งและผ ทาการแก ไขเอกสาร หล งจากน น คล กป ม Save เพ อท าการบ นท กข อม ลเข าระบบ ร ปท 16 เอกสารท ทาการจ ดเก บเร ยบร อยแล ว 6.การเร ยกด ข อม ล ผ ใช ท ได ร บส ทธ ใช งาน การเร ยกด ข อม ล จะสามารถทาการค นหา เป ดด ไฟล แนบในเร องน นๆ จะไม สามารถทาการแก ไข เพ มเอกสารใหม แนบเอกสารเพ มเต มได จะไม ม ฟ งก ช น + Add document ร ปท 17 การแสดงแฟ มข อม ล สาหร บส ทธ การเร ยกด ข อม ล ร ปท 18 การแสดงรายการเอกสาร สาหร บส ทธ การเร ยกด ข อม ล หน า 12